V našom LEAF programe pre Slovákov v zahraničí (SPAP – Slovak Professionals Abroad Program) a prostredníctvom online platformy GROWNi.sk sa snažíme nielen vytvoriť kvalitné pracovné príležitosti doma, ale aj zabezpečiť čo najlepšiu skúsenosť s krajinou. Jeden z najefektívnejších nástrojov ako to dosiahnuť je kvalitné nastavenie stáže. Úspešná stáž vie obohatiť obe strany – stážistov/ky aj organizácie. Ak nemá pridanú hodnotu pre obe strany, jej nastavenie je chybné. Vzhľadom na veľmi nízke povedomie o tom, ako by mohla vyzerať kvalitná stáž na Slovensku, sme sa rozhodli prispieť do tejto témy Sprievodcom dobrou stážou.

Ako názov hovorí, tento dokument Vás prevedie celým procesom nastavenia dobrej stáže až po jej vyhodnotenie. Jeho obsah je vytvorený na základe overených postupov, ponaučení a spätnej väzby, ktorú zbierame od partnerských organizácii a participantov/tiek nášho programu od roku 2012. Jeho obsiahla forma má zabezpečiť pokrytie všetkých relevantných oblastí súvisiacich s nastavením stáže v snahe pomôcť partnerským organizáciám pri orientácii v zákutiach stážistických príležitostí. Viete ho tak použiť už v čase vytvárania príležitosti, dohodovania spolupráce so stážistom/kou, počas stáže a pri jej vyhodnocovaní.

Sprievodcu sme rozdelili ma základe tejto logiky na dve časti:

1. Nastavenie a spustenie stáže
2. Priebeh stáže a jej vyhodnotenie

 

Dúfame, že Vám Sprievodca pomôže nastaviť čo najlepšiu stáž, ktorá obohatí nielen účastníkov/čky ale aj Vás 😊

 

Nastavenie a spustenie stáže

• Čím viac informácii, tým lepšie

  • Stážisti/ky prichádzajú na leto, ktoré nechcú stráviť len v práci ale aj s priateľmi a rodinou – čím viac informácii o stáži majú (kedy, kde, ako, s kým), tým lepšie sa na leto vedia pripraviť a majú väčší kľud pred nástupom na stáž
  • Aj keď neviete presný dátum začiatku stáže ani kto bude so stážistom/kou pracovať, je potrebné im posunúť čo najviac informácii – aj to, že neviete, je informácia
  • Rovnako ich informovať o tom, ak sa časový rámec stáže musel zmeniť – časovo sa skráti alebo stážista bude pracovať na polovičný úväzok – informovať ho o tom hneď, ako túto informáciu viete a snažiť sa ju čo najlepšie vysvetliť, aby to stážista nebral ako jeho zlyhanie
  • To isté platí pre obsah stáže – najlepšie je však sa dohodnúť na obsahu a náplni už v rámci užšieho výberu kandidátov/tiek a nemeniť požiadavky na stáž počas jej trvania

• Flexibilita pracovného času

  • Pri nastavení stáže je lepšie vytvoriť menej flexibilný pracovný čas pre zaručenie kvalitných výstupov stáže a rastu stážistov v oblasti pracovných návykov a disciplíny
  • Naši stážisti/ky sú väčšinou mladí ľudia, ktorí/é túžia po maximálnej flexibilite, aby si mohli nastaviť leto tak, ako im to najviac vyhovuje. Aj keď organizácie umožňujú určitú mieru flexibility v rámci nastavenia pracovnej doby zamestnancom, v prípade stážistov/tiek je potrebné nastaviť pracovný čas pevnejšie
  • Stážisti/ky totiž nemajú úplne vyvinuté pracovné návyky, k čomu im práve stáž môže dopomôcť – naučiť ich zodpovednosti a pracovnej morálke
  • Veľmi flexibilný čas totiž môže výrazne znížiť skúsenosť zo stáže ak stážista/ka nevie úplne odhadnúť, aká miera flexibility je pre jeho/jej výkon najefektívnejšia
  • Taktiež potenciál výsledkov jeho/jej práce nemusí byť naplnený a s nimi očakávania danej organizácie
  • Je dôležité však byť pri pracovnom čase stážistu niekedy ústretoví – viacerí stážisti totiž prichádzajú domov skutočne iba na leto a potrebujú si niekedy vybaviť lekárov či iné úrady, čo sa nedá po skončení „klasického“ pracovného času

• Pracovné nasadenie

  • najdôležitejšie je zistiť a nastaviť očakávania od stáže
  • ak má stážista/ka pracovať menej/viac ako klasických 8 hodín, je potrebné to odkomunikovať pred nástupom na stáž, aby si vedeli zariadiť svoj program na leto
  • Ak nemáte pre nich prácu na 8 hodín denne, skúste porozmýšľať nad niečím, v čom by vám pohľad človeka so skúsenosťami zo zahraničia mal potenciál byť osožný/osviežujúci – ak vidíte, že má chuť a motiváciu, bola by škoda túto možnosť nevyužiť – naši stážisti majú obrovský potenciál pomôcť organizácii vo veľa smeroch, nevnímajte ich len ako pracovnú silu, ale aj ako brain power a zdroj na iné pohľady na chod organizácie
  • Ak takýto priestor/prácu neviete nájsť, odkomunikujte to pred nástupom na stáž

• Prostriedky potrebné na výkon stáže

  • Je veľmi dôležité, aby v deň nástupu mali stážisti/ky k dispozícii všetky prostriedky potrebné na výkon stáže – odporúčame zohnať ich niekoľko dní pred nástupom
  • Ak to nie je možné dosiahnuť hneď, je potrebné nájsť iné spôsoby, ako prítomnosť stážistov/tiek maximálne využiť – napr. predstavením tímu, priestorov, organizácie, jej mise, vízie a pod. – zatiaľ, čo sa bude robiť všetko preto, aby mali tieto nástroje k dispozícii čo najskôr
  • Je potrebné ich o všetkom informovať, aby si veľmi dočasne poprípade mohli priniesť vlastné prostriedky, ako laptop, či iné zariadenia potrebné na výkon stáže
  • je tiež nápomocné, aby mal stážista počas celej doby trvania stáže k dispozícii dokumenty, o ktoré sa môže „oprieť“, keď sa bude cítiť neistý či mal prístup k interným dokumentov

• Pridaná hodnota práce stážistov/tiek

  • Čoraz viac je pre mladých ľudí dôležitejšia otázka dopadu ich práce na úzku alebo širokú verejnosť či na životné prostredie
  • Je preto potrebné vysvetliť pridanú hodnotu/dopad projektu, na ktorom pracujú, či už na spoločnosť alebo organizáciu ako takú = k čomu vedie ich práca, aký dopad to má na organizáciu a čo sa vďaka ich práci stane alebo čo bude vedieť organizácia robiť (dopad má totiž viacero podôb, dôležité je preto vysvetliť, že aj jeho práca má dopad)
  • Vytvoriť priestor na prepojenie so skúsenými kolegami, ktorí riešia a riadia projekty vašej organizácie s pridanou hodnotou pre spoločnosť/s dopadom
  • Pri zbadaní potenciálu nie je na škodu byť otvorený aj náročnejším či dlhodobejším úlohám, v ktorých by stážisti videli priestor na sebarealizáciu

• Obsah práce

  • Vždy je potrebné zistiť od stážistov/tiek, čo od danej stáže očakávajú a priblížiť im, ako to vidí organizácia
  • je tiež dôležité mať jasno v tíme a v celej organizácii, čo sa od stážistu očakáva a až následne to odkomunikovať stážistovi, aby nebol z odlišne ladených zadaní zmätený prípadne nezodpovedali jeho očakávaniam
  • Pre maximalizáciu potenciálu stáže pre ich rast a pre kvalitu ich výstupov je potrebné sa na očakávaniach zladiť – ich pracovný výkon môže byť menší kvôli nižšej motivácii ak veľká časť ich pracovnej náplne bude pre nich nezáživná a neposúvajúca ich tým smerom, ktorým chcú rásť
  • snažiť sa byť čo najviac presný pri opisovaní obsahu stáže – samozrejme, niektoré náplne sa môžu častom zmeniť, ale napr. nesľubovať na začiatku pracovné cesty, keď pôjde čisto o kancelársku prácu
  • pomôže tiež vytvorenie orientačného plánu stáže, jej štruktúry a povinných zadaní a cieľov
  • vždy je zaujímavé pozrieť sa na pridanú hodnotu stážistov/tiek, s ktorou ste úplne neplánovali – môžu prísť s nápadmi či riešeniami, na ktoré ste ani nemysleli, a ktoré môžu posunúť vašu organizáciu v danej oblasti alebo vo všeobecnosti ďalej – môžete sa pozerať na ich zručnosti cez klasický manažment zdrojov a nechať sa prekvapiť

• Líderstvo

  • Snahu prinášať zmeny a chopiť sa vedenia projektov treba vždy podporiť a oceniť. Ak je organizácia takto nastavená voči svojim zamestnancom, je to skvelé. V prípade stážistov/tiek treba byť však opatrný, a to najmä v dvoch oblastiach:
    • Stážisti/ky nie vždy vedia odhadnúť, či daný projekt alebo úlohu zvládnu lídovať – niekedy si môžu zobrať príliš veľa na seba a tým utrpia aj výstupy stáže a samotní/é stážisti/ky si neodnesú úplne pozitívne skúsenosti (ale aj takáto skúsenosť im vie dať veľa, akurát nie je optimálnou ani pre jednu stranu). Ako riešenie sa ponúka: a) nechať ich lídovať projekty, ktoré majú potenciál priniesť pozitívnu zmenu pre organizáciu alebo niektoré jej aspekty, ale pri ich nenaplnení nedôjde k spomaleniu iných projektov/procesov organizácie; b) pravidelný reporting; c) dedikovaný mentor (toho odporúčame mať v každom prípade)
    • Stážisti/tky lídujú projekt nie úplne tým smerom, akým by organizácia chcela. Tu sa ponúkajú rovnaké riešenie ako v prvom prípade + čo najdôslednejšie je nastavenie očakávaní
  • V skratke:
    • Stážistom/tkám je dobré nechať priestor pre nápady a ich testovanie
    • Pri lídovaní projektov/väčších úloh je potrebné poskytnúť podporu a nastaviť pravidelný reporting a mentoring, aby daný projekt šiel žiadaným smerom a aby bol zaistený rast stážistov/tiek

• Samostatnosť vs. vyzretosť

  • Môže sa stať, že stážisti/tky budú chcieť pracovať sami/y bez dohľadu, na konkrétnej úlohe. Takéto nastavenie nie je úplne optimálne, ale je to legitímna požiadavka – to však neznamená, že sa jej musí vyhovieť
  • Tu je nevyhnutné spraviť kompromis – organizácia potrebuje mať istotu, že daná úloha/projekt ide správnym smerom a na čas – minimálne je potrebné zaviesť pravidelný reporting, stretávanie s mentorom ale aj školenia na best practices
  • Ak takúto požiadavku vysloví stážista/ka, je potrebné jej porozumieť. Vo väčšine prípadov odmieta mikromanažment, ale s mentorovaním je ok, s čím sa dá pracovať
  • Ponechanie voľnej ruky je veľký risk, ktorý sa nemusí vyplatiť, čiže komunikácia a porozumenie je kľúčom ku kompromisu v takejto situácii

• Spoznanie pracovného kolektívu

  • Celkovú skúsenosť zo stáže tvorí najmä firemná kultúra a prístup k zamestnancom
  • Do akej miery majú príležitosť stážisti/tky naviazať vzťahy s kolegami/kolegyňami je preto pre celkovú skúsenosť zo stáže veľmi dôležitá otázka
  • Stážisti/tky by mali byť aspoň do určitej miery (najlepšie do veľkej miery) vystavení/é firemnej kultúre a možnostiam spoznať kolegov, profesionálov v danej oblasti a seniornému leadershipu – veľmi to obohatí ich skúsenosť a nadviazanie takéhoto kontaktu, ktorý im vie priblížiť, aké má mladý človek možnosti v danej oblasti na Slovensku, hrá veľkú rolu v tom, ako zvažujú návrat na Slovensko a potencionálne rovno návrat do danej organizácie
  • Všeobecne by stážisti/tky nemali byť zavretí/é s jedným tímom a odrezaní od ostatných a toho, čo sa deje v organizácii
  • Ak to v žiadnom prípade nie je z nejakého dôvodu možné a stážisti/tky nemôžu sedieť so svojim tímom, tak sa ich treba snažiť minimálne pozývať na všetky dôležité mítingy, aby mali pocit, že sú súčasťou tímu a majú priestor sa od skúsenejších kolegov a kolegýň učiť

Priebeh stáže a jej vyhodnotenie

• Organizačná kultúra a vedenie organizácie

  • Pre stážistov/tky je obrovskou pridanou hodnotou spoznať sa osobne s vedením organizácie
  • Je v záujme organizácie, aby si ich podchytili aj tým, že sa im pokúsia umožniť porozumieť organizácii a jej fungovaniu cez kontakt s jej vedením
  • Môže to slúžiť ako motivačný faktor pre návrat do organizácie po štúdiu
  • Okrem osobného spoznania sa je tiež dôležité spraviť úvodné predstavenie organizácie a jej aktivít, resp. poskytnúť tieto materiály

• Náplň práce v širšom kontexte organizácie

  • Organizácia môže v tomto prípade potenciálne vytvoriť veľký záujem a entuziazmus u stážistov/tiek cez to, že si vedenie vyhradí relatívne malé množstvo času, aby vysvetlilo prepojenie medzi cieľmi organizácie a konkrétnymi výstupmi na ktorých pracuje stážista
  • Pre stážistov/tky je veľmi zaujímavé a motivujúce vedieť, že ich práca reálne prispieva k cieľom organizácie a je dôležitá
  • Mal by im byť teda venovaný takýto čas na priblíženie cieľov organizácie

• Účasť na meetingoch

  • Odporúčame zobrať stážistov/tky na všetky mítingy, ktoré sa týkajú ich práce, ale aj širšieho fungovania organizácie
  • Okrem toho, že tieto stretnutia, ktoré mnohí považujú za nudné, stážistov/tky bavia a sú pre nich zaujímavým náhľadom do fungovania organizácie, si takto vedia lepšie navnímať kultúru organizácie a získať cenné skúseností o jej chode
  • Ak organizácia považuje informácie na niektorých stretnutiach za dôverné, tak namiesto nepozvania stážistov/tiek je lepšie s nimi podpísať dohodu o mlčanlivosti (NDA) a zavolať ich na stretnutie

• Pravidelný feedback

  • Je dôležité predísť akémukoľvek nedorozumeniu a nastaviť si očakávania pri spätnej väzbe a porozumieť pohľad stážistov/tiek na túto tému a jej preferencie – potom nájsť kompromis medzi nastavením organizácie a ich preferenciami
  • Všeobecne pravidelná spätná väzba prispieva k rastu stážistov/tiek viac ako len spätná väzba na konci stáže a navyše pomáha nasmerovať ich energiu správnym smerom, nech nezabíjajú svoj čas ani čas organizácie na niečom, čo nie je nutné robiť
  • Nastavenie pravidelnej spätnej väzby je na mentorovi/ke a stážistoch/tkách, nemala by byť nastavená len top-down

• Úprimnosť a špecifickosť spätnej väzby

  • Feedback dávame preto, aby sme človeku pomohli rásť
  • Pre to musí byť úprimný a konkrétny, jednoduchá pochvala za prácu nestačí a neumožní človeku posunúť sa ďalej
  • Nesmiete sa báť byť kritickí, práveže to od vás očakávajú
  • Ste možno jeden z ich prvých zamestnávateľov, čiže spätná väzba z vašej strany pre nich znamená veľmi veľa v tomto životnom období
  • Neberte ju na ľahkú váhu a nájdite si čas na spätnú väzbu
  • Nikdy však nezaškodí spýtať sa stážistov/tiek, aký typ spätnej väzby by preferovali – nie každý chce mať priateľský „pokec“ o jeho dvojmesačnom pôsobení v organizácii (čo je asi preferovaná forma), sú stážisti/tky, ktorí/é chcú mať veľmi štruktúrovaný feedback – nezaškodí sa teda spýtať

• Forma podania spätnej väzby

  • Môžete zvoliť akúkoľvek formu spätnej väzby, ale mali by ste ju zvoliť na základe dovtedajších interakcií so stážistami/tkami. Ak máte veľmi otvorený a priamy vzťah, zvoliť si odmeraný profesionálny prístup nie je vhodné
  • Na základe feedbackov vieme, že best practice je vytvoriť priateľskú atmosféru a rozmýšľať nad feedbackom ako nad spôsobom, ako pomôcť mladému človeku posunúť sa ďalej a získať informácie o sebe, ktoré by bežne nezískal
  • Komunikovať so stážistami/tkami, spýtať sa ich akú formu preferujú, musí sa však jednať o konštruktívny feedback – neexistuje totiž najlepšia forma na všetky situácie

• Spätná väzba na konci stáže

  • Rekapitulácia na konci stáže je veľmi dôležitá pre vyzdvihnutie práce počas celej stáže – silné a slabé stránky sa najlepšie ukážu počas nej, takisto ako schopnosť stážistov/tiek vyhodnocovať a meniť svoj prístup/pohľady na základe pravidelnej spätnej väzby či rád
  • Je to aj skvelý priestor na spätnú väzbu zo strany stážistov/tiek voči organizácii a možno aj mentorovi/ke – organizácie veľmi benefitujú z takejto spätnej väzby a vedia potom stáže lepšie nastaviť ako aj vnímať určité aspekty organizácie sviežim pohľadom
  • Je to aj skvelý spôsob ako prehĺbiť vytvorené spojenie so stážistami/tkami a zistiť, či majú záujem pokračovať v spolupráci na diaľku alebo či majú záujem o full-time ponuku po škole

• Feedback na organizáciu

  • Napriek svojej neskúsenosti, vedia byť stážisti/tky prínosní/é pre organizáciu nielen tým, že pomôžu s exekutívou, ale aj čerstvým, nezaťaženým pohľadom na fungovanie firmy. Odporúčame tímlídrovi nájsť si čas a vypočuť si ich postrehy s otvorenou mysľou – možno tam nájde inšpiráciu
  • Tretí pohľad by mal byť vždy vítaný obzvlášť ak ide o ľudí so zahraničnou skúsenosťou a trochu odlišným pohľadom na riešenie vecí
  • Samozrejme sú tam aj limity a nesúhlas tímlidra je pochopiteľný v prípade, že sa stážisti/tky snažia mať stretnutie o svojich postrehoch každý deň, namiesto plnenia svojich úloh/práce na svojom projekte

• Výsledky práce

  • Ako pre každého, aj pre stážistov/tky je veľmi dôležité vidieť výsledky svojej práce
  • Mnohokrát však pracujú na projektoch, ktoré s ich stážou nekončia alebo sa výsledky ich práce dostavia až neskôr – je preto dôležité ich o nich informovať aj keď už nie ste s nimi fyzicky v kontakte – dá im to podstatnú konfirmáciu svojej pridanej hodnoty, čo je veľmi dôležité v ich rozvojom štádiu, alebo v prípade negatívnej spätnej väzby im to dá dáta na to, aby sa vedeli zlepšiť a posunúť ďalej
  • Je dôležité s nimi udržiavať spojenie ak má organizácia záujem o nich ako budúcich zamestnancov
  • Odporúčame, aby si tímlíder a stážisti/tky naplánovali rozhovor nejaký čas po skončení stáže, kde tímlíder môže informovať o tom, ako vyzerajú výsledky ich niekoľko mesačnej práce (ktoré sa mali objaviť až po stáži)